ハローワークへの外国人雇用状況の届出｜様式・期限・オンライン申請と2027年の様式変更

結論｜3行で理解する

ハローワークに出すのは雇い入れたときと、辞めたときの2回だけです。ただし雇用保険に入る人と入らない人で、使う様式も期限も違います。怠ると30万円以下の罰金です。

「何を、いつまでに出せばいいのか」——この記事は、厚生労働省の一次情報をもとに対象になる人・ならない人／様式と期限の使い分け／在留カードのどこを見るか／オンライン届出のやり方／令和9年4月1日からの様式変更／罰則／入管への届出との違いまでを、自分で出せる形に整理します。社労士に頼まなくても提出できます。（2026年8月時点）

この記事の早見ナビ

• まず結論｜出すのは2つの場面だけ
• 対象になる人・ならない人｜特別永住者は対象外
• 様式と期限の早見表｜雇用保険に入るかで変わる
• 届出に書く内容と、在留カードのどこを見るか
• オンラインで出す｜外国人雇用状況届出システム
• 令和9年4月1日から様式が変わります
• 届出を怠るとどうなるか｜30万円以下の罰金
• ハローワークと入管は別｜特定技能で増える届出
• ハローワークでできる、届出以外のこと
• 在留資格別｜届出のほかに必要になること
• よくある質問

✅ 実は「新しく書類を作る」とは限りません

雇用保険に入る人の場合、雇用保険の資格取得届・喪失届を出せば、それで外国人雇用状況の届出をしたことになります。用紙に外国人用の記入欄があるだけで、別の書類を追加で出す必要はありません。
雇用保険に入らない人（短時間のパートなど）の場合だけ、「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」という専用の用紙を使います。

📌 公式情報源｜厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」／同「外国人の雇用」（2026年8月時点）

⚠️ 事業主に例外はありません

「全ての事業主」が対象です。企業規模は関係ありません。また独立行政法人・国立大学法人・公社等についても届出が必要とされています。「うちは1人だけだから」「短時間のアルバイトだから」は理由になりません。

✅ 覚え方

雇用保険に入る人＝いつもの雇用保険の手続きだけでよい（用紙の外国人欄を埋める）。
雇用保険に入らない人＝様式第3号という専用の用紙が必要で、期限は翌月末日。
——この2つを押さえれば十分です。離職のときの期限だけ「翌日から10日以内」と短いので、そこだけ注意してください。

📌 公式情報源｜厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」＞1.雇用保険被保険者となる外国人の届出／2.被保険者とならない外国人の届出（様式・期限）（2026年8月時点）

⚠️ 在留カードは「原本」を確認してください

写真やコピーの提出だけで済ませないでください。就労できない在留資格の人を働かせると、不法就労助長罪に問われる可能性があります。しかもこの罪は、知らなかった場合でも過失があれば責任を問われ得ます。
確認すべきは①在留資格 ②在留期間（満了日）③就労制限の有無 ④（留学生等は）裏面の資格外活動許可の4点です。確認の手順は 外国人材の履歴書・職務経歴書の見方｜在留資格・就労可否の確認ポイント にまとめています。

⚠️ 過去に紙で出したことがある場合は、切替の申請が要ります

これまでに一度でも紙で「外国人雇用状況の届出」を行ったことがある事業主が、電子申請へ切り替える場合は、「外国人雇用状況届出電子届出切替・変更申請書」の提出が必要です。いきなりシステムから出そうとして弾かれるのは、ほぼこれが原因です。初めて届出をする事業所であれば、そのままシステムを使えます。

📌 公式情報源｜厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」＞3.外国人雇用状況届出の電子申請について／同「電子申請（申請・届出等の手続案内）」（2026年8月時点）

📅 なぜ変わるのか

背景は2つあります。①令和8年1月23日の「外国人の受入れ・秩序ある共生のための総合的対応策」（関係閣僚会議決定）で、外国人雇用状況届出制度の運用改善を図ることとされたこと。②令和9年4月1日に育成就労制度が始まり、入管法・技能実習法の改正が施行されることです。
つまり2027年4月は、育成就労の開始とハローワークの様式変更が同時に起こります。その時期に受け入れを予定している企業は、両方を押さえておく必要があります。

⚠️ 古い様式をダウンロードして保存しておかないでください

用紙を事前に印刷して保管している事業所は要注意です。令和9年4月1日以降は、その用紙が使えなくなります。提出のたびに厚生労働省のサイトから最新の様式を取得する運用にしておくのが安全です。

📌 公式情報源｜厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」（現行様式と令和9年4月1日以降の様式が併記されています）／出入国在留管理庁「育成就労制度」（令和9年4月1日施行）（2026年8月時点）

💬 届出以外に何が必要か、まとめて確認しませんか

ハローワークへの届出は入口です。在留資格によっては入管への届出も必要で、支援体制の整備が求められる場合もあります。採用予定の方の在留資格をお聞かせいただければ、何が必要になるかをその場で整理してお答えします。無料・オンライン可・しつこい営業はいたしません。

✅ 忘れないための一手

採用が決まった時点で、届出の期限を先に手帳やカレンダーへ入れてしまう——これだけで防げます。あわせて在留期間の満了日も同じ日に入れておくと、更新の見落としも防げます。届出の控えは、在留カードの写しと一緒に1つのファイルにまとめておいてください。

📋 そのまま使える確認リスト（採用が決まった日に）

□ 在留カードの原本を確認し、写しを取った（表面・裏面の両方）
□ 在留資格・在留期間（満了日）・就労制限の有無を控えた
□ 留学生の場合、裏面の資格外活動許可を確認した
□ 雇用保険の被保険者になるか・ならないかを確認した
□ 該当する様式（第2号・第4号／第3号）を厚生労働省のサイトから取得した
□ 提出期限をカレンダーに入れた（被保険者=翌月10日／非該当=翌月末日）
□ 在留期間の満了日もカレンダーに入れた（更新の見落とし防止）
□ 特定技能の場合、入管への届出の担当者を決めた

厚生労働省も「適正な届出のためのチェックリスト」を公開しています。初めて出す場合は、そちらもあわせてご確認ください。

⚠️ システムの名前が似ていて紛らわしい

「外国人雇用状況届出システム」＝厚生労働省・ハローワーク向け、「外国人就労管理システム」＝出入国在留管理庁・特定技能向けです。どちらか一方を出したから終わり、ではありません。特定技能で受け入れる企業は、両方に出す必要があります。
入管側の届出には、雇用契約や支援計画の変更、受入れ困難時の届出などがあり、支援を登録支援機関に委託していても届出義務は企業に残ります。

✅ ハローワーク求人で採れるのは「すでに日本にいる人」

ハローワークの求人で出会えるのは、日本に在住していて就労できる在留資格を持つ方です。永住者・定住者・日本人の配偶者等のほか、国内で転職を考えている特定技能の方も含まれます。
一方、海外から新たに呼ぶ場合はハローワークでは完結しません。送り出し機関や人材紹介会社を通す必要があり、在留資格の申請に1〜3か月かかります。使える助成金は 外国人の雇用・採用に使える助成金・補助金 完全ガイド にまとめています。

📌 公式情報源｜厚生労働省「外国人雇用対策」／同「外国人雇用状況の届出について」（ハローワークによる助言・指導、離職者の再就職支援）（2026年8月時点）

✅ 届出は「入口」であって「ゴール」ではありません

ハローワークへの届出を出したから受け入れ完了、ではありません。特定技能なら支援体制、育成就労なら指導体制、技人国なら職務内容の妥当性——それぞれ別の準備が必要です。
受け入れ後にいちばん効くのは、実は制度の手続きではなく指導する担当者を1人決めておくことです。最初の3か月が定着を左右します。進め方は 外国人スタッフの指導方法｜OJT・育成・定着のコツ、起こりやすい問題は 受け入れのデメリット・課題と対策 にまとめています。

📌 公式情報源｜出入国在留管理庁「在留資格一覧表」／同「特定技能制度」（受入機関の基準・支援体制）（2026年8月時点）

💬 届出だけでなく、受け入れ全体で何が必要かを整理しませんか

採用予定の方の在留資格をお聞かせいただければ、ハローワーク・入管の双方で何をいつまでに出すのか、支援体制として何が求められるのかを、その場で整理してお答えします。当社はインドネシア人材に特化した紹介と受け入れ後の支援を行っています（登録支援機関 24登-011066）。

無料・オンライン可・しつこい営業はいたしません。

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本記事の制度内容は2026年8月時点。様式は令和9年4月1日に変わります。提出の前に、必ず厚生労働省のサイトから最新の様式を取得してください。

外国人労働者の受け入れ 完全ガイド
どの在留資格で受け入れるかを決めるところから確認したい方はこちら。