外国人就労管理システムの使い方｜建設分野の認定申請・受入報告とログイン手順【2026】
結論から
「外国人就労管理システム」は、国土交通省が運用する建設分野専用のシステムです。特定技能の届出を出す入管のシステムとも、ハローワークの届出システムとも別物で、建設業で特定技能外国人を受け入れる会社は3つとも使います。
この記事では、どのシステムで何をするのかを最初に切り分けたうえで、外国人就労管理システムの入り方・建設特定技能受入計画の認定申請・受入報告・変更手続きを、期限から逆算した順番で解説します。2026年4月に入管の定期届出が年1回に変わった点も含めて整理しました。
- 3つのシステムの違い｜自社がどれを使うか早見表
- 外国人就労管理システムでできる手続きと期限の一覧
- ログインの前に｜利用者登録とID・パスワードの落とし穴
- 建設特定技能受入計画の認定申請｜6か月前からの逆算
- 受入報告｜入国後1か月以内のキャリアアップ技能者ID
- 「変更申請」と「変更届出」はどこで分かれるか
- 実際につまずく7つのポイント
- 入管の電子届出システム｜随時届出と、年1回になった定期届出
- ハローワークの外国人雇用状況届出システム
- 社内の誰が担当するか｜年間の作業量の目安
- よくある質問
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3つのシステムの違い｜自社がどれを使うか早見表
「外国人就労管理システム」で検索してたどり着いた方の多くが、最初にここで止まります。名前の似た仕組みが3つあり、所管する役所も、入口のURLも、出すものも、期限も全部違うからです。まず切り分けます。
| システム名 | 所管 | 何をするところか | 使う会社 |
|---|---|---|---|
| 外国人就労管理システム | 国土交通省 | 建設特定技能受入計画の認定申請・変更申請・変更届出・受入報告・各種報告 | 建設分野で特定技能外国人を受け入れる会社だけ |
| 出入国在留管理庁 電子届出システム | 出入国在留管理庁 | 特定技能所属機関・登録支援機関の随時届出（14日以内）と定期届出 | 特定技能で受け入れる全分野の会社と登録支援機関 |
| 外国人雇用状況届出システム | 厚生労働省 （ハローワーク） |
雇入れ・離職時の外国人雇用状況の届出 | 在留資格を問わず外国人を雇うすべての事業主 |
リウス（インドネシア出身・ジンザイネシア）
外国人就労管理システムでできる手続きと期限の一覧
建設分野で特定技能外国人を受け入れる会社は、入管に在留資格の申請をする前に、国土交通大臣から「建設特定技能受入計画」の認定を受けなければなりません。その申請と、その後の報告を行う入口が外国人就労管理システムです。
| 手続き | どんなときに | 時期・期限の目安 |
|---|---|---|
| 認定申請 | 初めて受け入れるとき。在留資格の申請より前に必要 | 雇用開始のおおむね6か月前から申請可能。認定まで1か月半〜2か月程度（補正期間を除く） |
| 変更申請 | 雇用・受入れの根幹に関わる事項が変わるとき | 変更を行う前に申請し、認定を受ける |
| 変更届出 | 上記以外の記載事項が変わったとき | 変更が生じたら届け出る |
| 受入報告 | 認定を受け、実際に受入れを開始したとき | 受入れ後 速やかに。建設キャリアアップ技能者IDは原則として入国後1か月以内 |
| 随時報告・定期報告 | 制度の実施規定に基づく報告 | 実施規定に定める時期 |
| 再雇用申請 | いったん受入れが終わった方を再び雇うとき | 雇用開始前 |
なお、外国人就労管理システムでの最初の利用者仮登録は、必ず受入企業自身のメールアドレスで行うことが求められています。支援機関のアドレスで登録してしまうと、後から自社で確認できなくなる場面が出ます。
ログインの前に｜利用者登録とID・パスワードの落とし穴
システムの入口は 外国人就労管理システムのポータルサイト です。ここで最初につまずくのが、IDの出どころが時期によって違うことです。
| 認定を受けた時期 | ID・パスワード |
|---|---|
| 令和2年3月31日以前に申請・認定 | 国土交通省から通知されたID・パスワードを使う |
| 令和2年4月1日以降に申請・認定 | 利用者自身が登録したID・パスワードを使う |
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| パスワードの有効期限 | 180日。期限が切れると変更が必要になります。年に2回は必ず触ることになる、と考えておくと確実です |
| パスワードを忘れたとき | 再発行の手続きが必要。その場ですぐ入れるわけではありません |
| 仮登録のメールアドレス | 最初の利用者仮登録は必ず受入企業のメールアドレスで行う |
| 推奨環境 | Windows 10 Pro（32bit・64bit）／11 Pro、Edge 44以上・Chrome 79以上。JavaScriptを有効にしておく必要があります |
| IDの数 | 1社で複数の認定番号を持つことはできません。IDを部署ごとに増やす運用はできないと考えてください |
リウス
建設特定技能受入計画の認定申請｜6か月前からの逆算
建設分野は、他の分野にはない手順がひとつ増えます。在留資格の申請の前に、国土交通大臣の認定が要るという点です。ここを後回しにすると、入社日そのものが動きます。働き始めてほしい日から逆算してください。
加入・登録の準備
認定申請
審査・認定
在留資格の申請
受入報告
← 働き始めてほしい日から、おおむね6か月を逆算 →
| 時期 | やること | ねらい・つまずきやすい点 |
|---|---|---|
| 6か月前〜 | ① 受入事業実施法人（JAC）への加入 ② 建設キャリアアップシステム（CCUS）への事業者登録 ③ 外国人就労管理システムの利用者仮登録（自社のメールアドレスで） | 加入・登録にはそれぞれ時間がかかります。国土交通省も「申請前に必要なものは申請先に確認のうえ計画的に」と案内しています |
| 5〜4か月前 | ④ 建設特定技能受入計画を作成 ⑤ 外国人就労管理システムから認定申請 | 雇用開始日のおおむね6か月前から申請できます。技能実習から移行する場合は、実習計画の終了時期を起点に逆算します |
| 4〜2か月前 | ⑥ 地方整備局による審査 ⑦ 補正の指示があれば対応 ⑧ 認定証の受領 | 認定まで1か月半〜2か月程度（補正期間を除く）。補正が入るとさらに延びるため、余裕を持たせます |
| 2〜1か月前 | ⑨ 認定証を添えて在留資格の申請（入管） | 認定が下りていないと、この段階に進めません。ここが建設分野で最も詰まる箇所です |
| 入社・入国後 | ⑩ 受入報告 ⑪ 建設キャリアアップ技能者IDを明らかにする書類の提出 ⑫ ハローワークへの雇入れの届出 ⑬ 入管への随時届出 | 技能者IDは原則として入国後1か月以内。3つの役所への手続きがこの時期に重なります |
建設分野の受入要件そのもの（業務区分・報酬・JAC加入・費用の全体像）は 建設業の外国人材 採用完全ガイド で詳しく解説しています。この記事はその中の「システム操作と期限」に絞った内容です。
受入報告｜入国後1か月以内のキャリアアップ技能者ID
認定を受けて実際に受入れを開始したら、外国人就労管理システムから受入報告を行います。認定申請で力を使い切って、この報告を忘れる会社が少なくありません。認定は「受け入れてよい」という許可であって、「受け入れた」という報告は別に必要です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| いつ | 受入れを開始したら速やかに |
| どこから | 外国人就労管理システム |
| 技能者ID | 海外から新規入国する場合、原則として入国後1か月以内に建設キャリアアップ技能者IDを明らかにする書類を提出 |
| 手引き | 国土交通省が受入報告専用の手引き（PDF）を公開しています |
「変更申請」と「変更届出」はどこで分かれるか
受け入れ始めた後に条件が変わったとき、外国人就労管理システムからの手続きは2種類に分かれます。名前が似ていますが、性質はまったく違います。
| 変更申請 | 変更届出 | |
|---|---|---|
| 対象 | 雇用・受入れの根幹に関わる事項の変更 | それ以外の記載事項の変更 |
| 性質 | あらためて認定を受ける（審査があります） | 届け出る（認定を受け直すものではありません） |
| タイミング | 変更を行う前に手続き | 変更が生じたら手続き |
| 注意 | 認定前に条件を動かしてしまうと、計画と実態がずれます | 軽い変更でも放置すると、記載内容と実態の不一致になります |
なお、雇用契約そのものを変更・終了・新規締結したときは、入管側にも別途「随時届出」が必要です（次の章）。国交省への変更手続きと入管への随時届出は、片方を出せばもう片方が不要になる関係ではありません。
実際につまずく7つのポイント
| つまずき | 防ぎ方 | |
|---|---|---|
| ① | 入管のシステムと取り違えて、いつまでも入口が見つからない | 建設の受入計画は国交省、特定技能の届出は入管。この記事の早見表を社内で共有する |
| ② | 同じIDを2台のパソコンで同時に開き、入力データが消える | 操作する担当を1人に決める。同じ端末で複数の画面を開かない |
| ③ | パスワードの有効期限（180日）が切れ、申請直前に入れない | 半年ごとにログインする日をカレンダーに入れておく |
| ④ | 仮登録を支援機関のメールアドレスで行い、自社で確認できない | 最初の仮登録は必ず自社のアドレスで。共有のアドレスにすると担当交代にも耐えます |
| ⑤ | JAC加入・CCUS登録の待ち時間を見込まず、入社日に間に合わない | 人材を探し始めるのと同時に加入・登録に着手する |
| ⑥ | 認定を受けたことで満足し、受入報告を出していない | 認定＝許可、受入報告＝実績の報告。入社日のチェックリストに入れる |
| ⑦ | 申請を代理してもらえる相手を確認していない | 代理は弁護士（法人）・行政書士（法人）に限られます。契約前に誰の名義で出すかを確認 |
リウス
入管の電子届出システム｜随時届出と、年1回になった定期届出
建設分野かどうかにかかわらず、特定技能で外国人を受け入れている会社は、出入国在留管理庁への届出が必要です。入口は「出入国在留管理庁電子届出システム」で、外国人就労管理システムとは別のサイトです。
随時届出｜事由が生じた日から14日以内
| 届出が必要になるとき | |
|---|---|
| ① | 特定技能雇用契約を変更・終了・新規に締結したとき |
| ② | 支援計画を変更したとき／支援責任者・委託先を変更したとき／自社支援に切り替えたとき |
| ③ | 支援委託契約を変更・終了・新規に締結したとき |
| ④ | 受入れの継続が困難になったとき |
| ⑤ | 特定技能基準省令の基準に適合しなくなったとき |
| ⑥ | 支援計画の実施が困難になったとき |
提出期限は事由が生じた日から14日以内。提出方法は、電子届出システムのほか、地方出入国在留管理官署への持参・郵送も認められています。
🔴 定期届出は、2026年4月から「年1回」に変わりました
・対象期間：4月1日から翌年3月31日まで
・提出期限：翌年5月31日まで（5月31日が土日祝日の場合は翌開庁日）
回数が減ったぶん、1回あたりに集める情報が1年分になります。四半期ごとに作っていた資料をやめてしまうと、5月に1年分をまとめて作り直すことになります。集計そのものは今までどおり四半期ごとに続けて、提出だけ年1回にするのが実務では楽です。（2026年8月時点）
| これまで | 2026年4月以降 | |
|---|---|---|
| 回数 | 四半期ごと（年4回） | 年1回 |
| 対象期間 | 各四半期 | 4月1日〜翌年3月31日 |
| 提出期限 | 翌四半期の初日から一定期間内 | 翌年5月31日まで |
| 社内の運用 | 3か月ごとに集計・提出 | 集計は3か月ごとのまま、提出だけ年1回にするのが安全 |
ハローワークの外国人雇用状況届出システム
3つめが、厚生労働省の外国人雇用状況届出システムです。これは在留資格を問わず、外国人を雇うすべての事業主が対象になります。特定技能でも、技人国でも、留学生アルバイトでも必要です。
| その方の区分 | 使う様式 | いつまでに |
|---|---|---|
| 雇用保険の被保険者になる | 雇入れ：様式第2号／離職：様式第4号 | 雇入れ＝翌月10日まで／離職＝翌日から10日以内 |
| 雇用保険の被保険者にならない | 様式第3号 | 雇入れ・離職とも翌月末日まで |
| 対象外になる方 | — | 在留資格「外交」「公用」と特別永住者のみ（永住者は対象です） |
社内の誰が担当するか｜年間の作業量の目安
3つのシステムを使うと聞くと身構えてしまいますが、1年を通して見ると、作業が集中するのは受け入れの前後だけです。年間で何が起きるかを先に把握しておけば、担当を決めやすくなります。
| 時期 | 発生する手続き | 担当の目安 |
|---|---|---|
| 受け入れの半年前〜 | JAC加入・CCUS登録・受入計画の認定申請（国交省） | 総務・人事＋行政書士。ここだけは外部の力を借りる価値が大きい |
| 入社・入国の前後1か月 | 受入報告（国交省）・雇入れの届出（ハローワーク）・随時届出（入管）・技能者ID | 総務・人事。チェックリスト化して抜けを防ぐ |
| 毎年4〜5月 | 定期届出（入管・年1回・5月31日まで） | 総務・人事＋支援機関。集計は3か月ごとに続けておく |
| 随時（発生したとき） | 契約・支援計画の変更（入管・14日以内）／受入計画の変更（国交省） | 総務・人事。14日以内は短いので、変更を決めた日に着手する |
| 半年ごと | 外国人就労管理システムのパスワード更新（180日） | 担当者。カレンダーに入れておくだけ |
| 在留期間の満了 3か月前 | 在留期間更新の準備（入管） | 総務・人事＋行政書士。満了日を台帳で管理 |
受け入れにかかる費用の全体像は 特定技能の費用はいくら？初期費用・ランニングコスト・業種別相場、支援機関に委託する場合の費用相場は 登録支援機関とは？委託前に知るべき選び方・費用 をご覧ください。
手続きの順番だけ、先に決めておきませんか
「いつから動けば入社日に間に合うか」は、御社の予定日が分かれば逆算できます。すでに他社から提案を受けている段階でも構いません。
無料・オンライン可・しつこい営業はいたしません／登録支援機関 24登-011066
よくある質問
各項目をタップで開閉します。回答はすべて一次情報に基づいています（2026年8月時点）。
外国人就労管理システムは、建設業以外でも使いますか？
ログインIDとパスワードが分かりません。どうすればよいですか？
建設特定技能受入計画の認定申請は、いつから出せますか？
特定技能の定期届出は、まだ3か月ごとに出すのですか？
随時届出の「14日以内」は、いつから数えますか？
申請の作業を、登録支援機関に代わりにやってもらえますか？
受入報告を忘れていました。どうなりますか？
入力していたデータが急に消えました。原因は何でしょうか？
まとめ｜「どの役所の、どのシステムか」を最初に決める
| やること | 要点 |
|---|---|
| 3つを切り分ける | 外国人就労管理システム＝国交省・建設分野／電子届出システム＝入管・特定技能／外国人雇用状況届出システム＝ハローワーク・全外国人 |
| 半年前から逆算する | 認定申請は雇用開始のおおむね6か月前から。認定に1か月半〜2か月。その前にJAC加入・CCUS登録 |
| 入国後1か月を押さえる | 受入報告と、建設キャリアアップ技能者IDの書類（原則1か月以内） |
| 14日以内を忘れない | 契約・支援計画の変更は、入管へ事由が生じた日から14日以内 |
| 5月31日を毎年入れる | 定期届出は2026年4月から年1回。集計は3か月ごとに続けておく |
| 誰が出すかを決める | 申請の代理は弁護士・行政書士に限られる。届出の義務は受入企業にある |
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この記事を書いた人
西澤 志門株式会社ジンザイネシア取締役。特定技能・育成就労の制度実務と、インドネシア人材の採用・教育・定着支援を専門とする。 登録支援機関として介護・外食・宿泊分野を中心に50社以上を支援。 一般社団法人Nocoders Japan協会理事として、AI・DXによる業務改革も推進。 本コラムでは、受入企業が「本当に知りたい」制度の実務と現場のリアルを発信します。
この記事を監修した人
吉田 卓司株式会社ジンザイネシア代表取締役。 2000年にオイシックス・ラ・大地（東証プライム市場・3182）を共同創業し、2007年に五反田電子商事（現GDX）を創業。2012年にシンガポールへ移住し、2015年にはインドネシアでBeautynesiaを創業のうえ現地財閥法人へ売却。 10年以上のインドネシア在住経験と、日本インドネシア国交55周年の大相撲巡業主催（2013年・1万人以上集客）など現地での実績を基盤に、2023年に株式会社ジンザイネシアを創業。 本コラムでは、特定技能・育成就労に関する制度実務とインドネシア人材の採用・教育・定着支援の知見を、登録支援機関の立場から監修します。
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