特定技能の定期届出は2026年4月から年1回｜対象期間・提出期限5月31日・登録支援機関は代行不可・よくある誤り
結論｜3行で理解する
特定技能の定期届出は、2026年4月1日から年1回になりました。対象期間は4月1日〜翌年3月31日、提出は翌年度の4月1日〜5月31日。届け出るのは受入企業本人で、登録支援機関に委託していても代わりに出すことはできません。
この記事は、特定技能外国人を受け入れている企業の総務・人事担当者向けに、年1回になった定期届出のルール、誰が・いつ・何を・どうやって出すか、出入国在留管理庁が公表した「よくある誤り集」、添付書類を省略できる「一定の基準」、そして回数が減っても変わらない毎月・四半期の運用まで、公式の作成要領と公表資料だけを根拠に整理したものです。（2026年9月5日時点）
- 何が変わったのか｜四半期ごと→年1回
- 誰が届け出るのか｜登録支援機関は代わりに出せない
- 対象期間と提出期間｜受入れが1日でもあれば対象
- 何を出すのか｜参考様式第3-6号と別紙
- 添付書類を省略できる「一定の基準」
- 入管庁が公表した「よくある誤り」
- 電子届出の始め方｜利用者登録の落とし穴
- 随時届出との違い｜こちらは14日以内
- 回数が減っても変わらない毎月・四半期の運用
- 出さないとどうなるか
- 年間カレンダー｜次回は2027年4月1日〜5月31日
- よくある質問
何が変わったのか｜四半期ごと→年1回
特定技能所属機関（受入企業）には、入管法に基づいて「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」を行う義務があります。これが定期届出です。以前は四半期ごと（年4回）でしたが、2026年4月1日からルールが大幅に変わり、年1回になりました。
| 改正前 | 2026年4月1日以降 | |
|---|---|---|
| 回数 | 四半期ごと（年4回） | 年1回 |
| 対象期間 | 各四半期 | 4月1日〜翌年3月31日（年度単位） |
| 提出期間 | 翌四半期の初日から14日以内 | 翌年度の4月1日〜5月31日（5月31日が土日祝日なら翌開庁日） |
| 最後の四半期提出 | 2025年4月15日までに提出したもの | 初回の年次提出は2026年4月1日〜5月31日（対象：2025年4月1日〜2026年3月31日） |
| 様式 | 旧様式 | 参考様式第3-6号（新様式）。作成要領は2026年1月26日公表 |
リウス（インドネシア出身・ジンザイネシア）
誰が届け出るのか｜登録支援機関は代わりに出せない
ここが最も誤解の多い点です。出入国在留管理庁の「よくある誤り集」の冒頭に、「登録支援機関は、定期届出を行うことができません！」と書かれています。
| 立場 | 定期届出での役割 |
|---|---|
| 特定技能所属機関（受入企業） | 届出者本人。受入れ・活動状況を作成し、登録支援機関の支援実施状況を取りまとめて提出する |
| 登録支援機関 | 支援実施状況を所属機関を経由して届け出る。自ら定期届出を提出することはできない。所属機関の署名欄に署名することもできない |
| 行政書士 | 届出書は官公署に提出する書類のため、有償で作成できるのは行政書士に限られる（改正行政書士法・2026年1月1日施行） |
対象期間と提出期間｜受入れが1日でもあれば対象
対象期間は4月1日〜翌年3月31日、提出はその翌年度の4月1日〜5月31日です。作成要領には、判断に迷う場合の扱いが具体的に書かれています。
| ケース | 扱い（作成要領） |
|---|---|
| 3月31日に受け入れた（1日だけ） | 対象。その年の4月1日〜5月31日に提出 |
| 4月1日から受け入れを始めた | その年の5月31日までの提出は不要。翌年4月1日〜5月31日に提出 |
| 「受入れ開始日」とは | 雇用契約の開始日ではなく、原則として「特定技能」の在留資格で上陸許可または在留資格変更許可を受けた日 |
| 年度中に特定技能外国人の受入れが1人もなかった | 提出不要 |
| 全員が2号に変更し、1号がいなくなった | 定期届出は必要（2号も対象）。ただし2号のみなら支援実施状況の記載は不要 |
| 年度中に特定技能以外の在留資格に変更した | 変更後の活動は対象外。特定技能としての活動実績のみ記載 |
| 複数の事業所で受け入れている | 本社がまとめて1つの届出書。事業所ごとに出さない |
| 年度の途中で登録支援機関を変えた | それぞれの機関の支援実施状況を期間ごとに取りまとめ、1年分として提出 |
何を出すのか｜参考様式第3-6号と別紙
中心になるのは「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-6号）」です。記載する項目は年度単位に変わっています。
| 記載項目 | 作成要領のポイント |
|---|---|
| 特定技能所属機関 | 法人番号・特定産業分野・名称（「株式会社」等の法人形態を省略しない）・住所（本社） |
| 報告対象特定技能外国人数 | 対象期間中に受け入れた人数 |
| 労働条件等 | 月平均の実労働日数・所定内実働時間数（休業日を含めて算出）・超過実労働時間数（小数点第1位まで） |
| 支援の実施状況 | 自社支援か委託かで記載が変わる。全部委託なら登録支援機関の実施状況を取りまとめる |
| 担当者・署名欄 | 所属機関の欄に登録支援機関は署名できない。電子届出は所属機関のアカウントでログインして提出 |
| 別紙2（署名欄） | 複数の登録支援機関に全部委託している場合に必要。すべての委託先の署名を受ける。提出漏れが最も多いと公表されている |
添付書類は「特定技能外国人に関する書類」と「特定技能所属機関に関する書類」に分かれ、後者は次の「一定の基準」を満たすと省略できます。提出書類の一覧は出入国在留管理庁が2026年2月12日に改正版を公表しています。
添付書類を省略できる「一定の基準」
所属機関に関する添付書類は、次の1〜3をすべて満たす場合に限り省略できます。しかも電子届出の場合のみで、郵送・窓口では省略できません。
| 条件 | |
|---|---|
| 1 | 過去3年間に指導勧告書の交付または改善命令処分を受けていないこと |
| 2 | 在留諸申請と各種届出をオンラインで行うこと |
| 3 | 次の①〜⑥のいずれかに該当すること ①日本の証券取引所に上場している企業／②保険業を営む相互会社／③イノベーション創出企業（高度専門職省令の特別加算対象）／④一定の条件を満たす企業等／⑤前年分の給与所得の源泉徴収票合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人／⑥特定技能所属機関として3年間の継続した受入れ実績があり、過去3年間に債務超過となっていない法人 |
リウス
入管庁が公表した「よくある誤り」
初回の年次提出（2026年4〜5月）を経て、出入国在留管理庁は2026年5月8日に「定期届出でよくある誤り集」を公表しました。実際に多かった誤りが、そのまま次回の注意点になります。
| 公表された誤り | 正しい扱い | |
|---|---|---|
| ① | 参考様式第3-6号（別紙2）の提出漏れが多い | 複数の登録支援機関に全部委託している場合は必要。全部委託先すべての署名を記載して提出 |
| ② | 登録支援機関が定期届出を行おうとする | 届出ができるのは特定技能所属機関のみ。委託していても受入企業が行う |
| ③ | 郵送・窓口で提出して書類を省略する | 省略はオンライン提出の場合のみ |
| ④ | 「一定の基準」を満たさないのに書類を省略する | 1〜3をすべて満たす場合のみ省略可 |
| ⑤ | 電子届出システムにログインできない | 利用者登録時に「特定技能所属機関」の欄にチェックが必要。チェックがないと定期届出の画面に入れない |
あわせて、出入国在留管理庁は2026年5月20日に「定期届出に関連してお問合せの多い事項について（Q&A）」と「定期届出の添付書類の提出について（お知らせ）」も公表しています。次回の提出前に、この3点（誤り集・Q&A・お知らせ）を確認するのが最短です。
電子届出の始め方｜利用者登録の落とし穴
提出方法は電子届出システムか、本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局への郵送・持参です。作成要領は電子届出を推奨しており、添付書類の省略もオンラインが条件になっています。
| 手順 | つまずきやすい点 | |
|---|---|---|
| ① | 出入国在留管理庁電子届出システムで利用者登録・利用申出 | 「特定技能所属機関」にチェックを入れる。事前登録に時間がかかるため余裕をもって |
| ② | 所属機関のアカウントでログイン | 登録支援機関のアカウントでは提出できない |
| ③ | 届出データを入力・添付して提出 | 複数事業所は本社が1本に。全部委託先が複数なら別紙2を忘れない |
出入国在留管理庁は2026年4月28日に「定期届出の概要」「利用者登録・利用申出の解説」「定期届出の入力方法の解説」の3本の解説動画を公開しています。初めて電子届出を使う場合は、動画を見てから登録すると迷いません。
「一定の基準」の該否と、次回の提出書類を先に確定しませんか
自社が省略できる側か、別紙2が要るか、月次の記録をどう残すか。次回（2027年4月1日〜5月31日）に向けた年間の段取りを一緒に整理します。
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随時届出との違い｜こちらは14日以内
定期届出が年1回になっても、随時届出は変わりません。事由が生じた日から14日以内で、こちらも登録支援機関は代わりに提出できません。
| 届出が必要になるとき | 様式 | |
|---|---|---|
| (1) | 雇用契約の変更・終了・新たな締結（終了後、在留期限内に同じ所属機関と再締結した場合） | 参考様式第3-1-1号／第3-1-2号 |
| (2) | 支援計画の変更、支援責任者・担当者の変更、委託先の変更、自社支援への切替え | 参考様式第3-2号 |
| (3) | 支援委託契約の変更・終了・締結 | 参考様式第3-3-1号／第3-3-2号 |
| (4) | 受入れの継続が困難になった（退職の有無にかかわらず、困難となった時点で。1か月以上活動できない事由が生じた場合も） | 参考様式第3-4号 |
| (5) | 特定技能基準省令の基準に適合しなくなった | 提出書類一覧を参照 |
| (6) | 支援計画の実施が困難になった | 提出書類一覧（2026年3月30日改正）を参照 |
随時届出の提出漏れがあると、定期届出の別紙で照合されたときに発覚します。転職・退職に伴う届出は 特定技能の転職 完全ガイド、雇入れ・離職時のハローワークへの届出は ハローワークへの外国人雇用状況の届出 で解説しています。入管への届出とハローワークへの届出は別の制度です。
回数が減っても変わらない毎月・四半期の運用
届出の回数と、支援そのものの頻度は別です。定期届出が年1回になっても、支援計画に基づく定期面談などの義務的支援は従来どおりです。届出に書く「月平均」の数字も、月ごとの記録がなければ作れません。
| 頻度 | やること | 定期届出との関係 |
|---|---|---|
| 毎月 | 実労働日数・所定内実働時間・超過実労働時間を人ごとに記録 | 年度の月平均を出す元データ。後からは復元しにくい |
| 3か月ごと | 定期面談（支援計画の義務的支援）。面談記録を残す | 支援実施状況の記載に使う。委託先が実施した分も自社に控えを |
| 随時 | 契約・支援計画・委託契約の変更を14日以内に届出 | 提出漏れは定期届出で照合される |
| 年度末（3月） | 1年分の集計、「一定の基準」の該否判定、別紙2の署名依頼 | 4月に入ってから始めると5月31日に間に合わない |
| 4月1日〜5月31日 | 電子届出で提出 | 所属機関のアカウントで |
出さないとどうなるか
| 状況 | 公式ページ・作成要領の記載 |
|---|---|
| 届出が適正に履行されていない | 特定技能外国人を受け入れることができなくなる |
| 届出の内容から基準不適合が判明し、改善されない | 受入れは原則認められない |
| 登録支援機関の支援状況が提出されない | 登録支援機関の登録が取り消されることがある |
「届出を出さなかった」の代償は罰金の有無より、次の受入れができなくなることです。人が採れない期間が生じるほうが、事業への影響は大きくなります。特定技能制度全体の要件は 特定技能制度とは？受け入れ企業の完全ガイド をご覧ください。
年間カレンダー｜次回は2027年4月1日〜5月31日
毎月の記録・3か月ごとの面談・随時届出
集計・基準判定・署名依頼
電子届出で提出
← 対象期間：2026年4月1日〜2027年3月31日 →
| 時期 | やること |
|---|---|
| いま（2026年9月） | ①電子届出の利用者登録が済んでいるか（「特定技能所属機関」にチェック）②月次の労働時間記録の様式を決める③委託先との記録の受け渡しを契約で確認 |
| 2026年12月 | 上半期分の記録を仮集計。随時届出の漏れがないか照合 |
| 2027年3月 | 1年分を集計。「一定の基準」の該否を確定。全部委託先が複数なら別紙2の署名を依頼 |
| 2027年4月1日〜5月31日 | 所属機関のアカウントで電子届出。提出前に「よくある誤り集」で最終確認 |
リウス
よくある質問
各項目をタップで開閉します。回答はすべて出入国在留管理庁の公式ページ・作成要領・公表資料に基づいています（2026年9月5日時点）。
Q. 定期届出はいつまでに出せばよいですか？
Q. 登録支援機関に支援を全部委託しています。届出も任せてよいですか？
Q. 事業所が3つあります。事業所ごとに出すのですか？
Q. 「一定の基準」を満たすと何が省略できますか？
Q. 別紙2とは何ですか？誰が署名しますか？
Q. 年度の途中で1人だけ受け入れました。届出は必要ですか？
Q. 電子届出システムにログインできません。
Q. 定期届出が年1回になったので、定期面談も年1回でよいですか？
まとめ｜「誰が・いつ・何を」を先に固める
| 押さえること | 要点 |
|---|---|
| 誰が | 受入企業本人。登録支援機関は代わりに出せない・署名もできない |
| いつ | 年1回。対象4月1日〜翌3月31日、提出は翌年度4月1日〜5月31日 |
| 何を | 参考様式第3-6号＋添付書類。全部委託先が複数なら別紙2 |
| どうやって | 電子届出（推奨・書類省略の条件）。利用者登録で「特定技能所属機関」にチェック |
| 省略の可否 | 「一定の基準」3条件をすべて満たす場合のみ。中小企業の多くは満たさない側 |
| 変わらないこと | 随時届出14日以内・定期面談・毎月の記録 |
来年5月に慌てないための段取りを、いま作っておきませんか
「一定の基準」の該否、別紙2の要否、月次記録の様式、委託先との記録の受け渡し。年間カレンダーに落とすところまでご一緒します。
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📌 公式情報源リスト（ブックマーク推奨）
| 内容 | リンク |
|---|---|
| 特定技能所属機関・登録支援機関による届出（定期届出・随時届出の全体） | 出入国在留管理庁 |
| 定期届出作成要領（2026年1月26日公表） | |
| 定期届出でよくある誤り集（2026年5月8日） | |
| 定期届出提出資料一覧（2026年2月12日改正） | |
| 定期届出の添付書類の提出について（お知らせ・2026年5月20日） | |
| 定期届出のルール変更に関する広報・周知用リーフレット | |
| 電子届出システム ポータルサイト（利用者登録） | 出入国在留管理庁 |
| 特定技能関係の申請・届出様式一覧（参考様式第3-6号） | 出入国在留管理庁 |
※本記事は2026年9月5日時点で上記の公式ページ・PDFを確認して作成しています。届出の様式・提出書類は改正されることがあります。提出前に必ず最新版をご確認ください。
この記事を書いた人
西澤 志門株式会社ジンザイネシア取締役。特定技能・育成就労の制度実務と、インドネシア人材の採用・教育・定着支援を専門とする。 登録支援機関として介護・外食・宿泊分野を中心に50社以上を支援。 一般社団法人Nocoders Japan協会理事として、AI・DXによる業務改革も推進。 本コラムでは、受入企業が「本当に知りたい」制度の実務と現場のリアルを発信します。
この記事を監修した人
吉田 卓司株式会社ジンザイネシア代表取締役。 2000年にオイシックス・ラ・大地（東証プライム市場・3182）を共同創業し、2007年に五反田電子商事（現GDX）を創業。2012年にシンガポールへ移住し、2015年にはインドネシアでBeautynesiaを創業のうえ現地財閥法人へ売却。 10年以上のインドネシア在住経験と、日本インドネシア国交55周年の大相撲巡業主催（2013年・1万人以上集客）など現地での実績を基盤に、2023年に株式会社ジンザイネシアを創業。 本コラムでは、特定技能・育成就労に関する制度実務とインドネシア人材の採用・教育・定着支援の知見を、登録支援機関の立場から監修します。
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